新闻中心

BYOD:让自由办公成为现实

BYOD(Bring Your Own Device)——自带设备办公,是IT领域最需要关注的第二大技术趋势。BYOD对企业在降低成本、吸引人才以及提高灵活性等方面大有益处,但同时在信息安全方面也带来很大隐患。未来企业正确地实施BYOD策略不仅要以员工为中心,还应注意四个具体问题。

每天,我们都会收发几封邮件,开头是这样的:“由于本人出差在外,无法及时回复您的邮件,请见谅。”我们给自己找到最无可厚非的“不工作”借口,就是无法在某台电脑前或某一工作场所内出现。无论何时,候机大厅总会有几位行色匆匆的商务人士,拉着小小的旅行箱,背着大大的电脑包。我们可以推断,这位短期出差的商旅人士所在公司要求员工只能通过一台相对笨重的设备登陆工作系统。下班前,你决定把工作带回家。在完成各种存储之后,回到家你发现还是少传了一个文件!

作为员工,我们不禁要问:为什么公司不能用云存储和云计算为员工提供服务,让员工更加灵活、便捷地办公呢?

BYOD(意为“自带设备办公”,这些设备包括笔记本电脑、平板电脑、智能手机等终端设备),是员工消费IT化的一个戏剧性结果。

这一模式的原动力来自员工而非企业。一方面员工对新科技有个人偏好,另外一方面,这些新技术在设计和开发时并没有考虑企业的应用环境和要求,因此,公司只能被员工驱使、被动地做出反应、进行调整。

根据电信产业顾问公司Ovum在2013年针对19个国家共4371名雇员的调查结果显示,目前有大约60%的员工通过他们自己的智能手机和平板电脑访问公司的数据,但是只有1/3的企业针对这些个人设备部署了相关的管理工具和流程。

与3D打印同时出现于2012年年中的BYOD并没有引起广泛的关注,主要原因是,3D打印被看作颠覆制造业的投资选项,而BYOD则被公司高层和董事会视为“附加成本”。

然而,无论你看见与否,BYOD就在那里。

目前,越来越多的银行开展移动营销,指导用户进行直观的操作,以替代书面或口头的讲解;医院正在开展无线医疗,简化人工送取资料的流程,依靠数字设备形象地讲解治疗方式;销售人员希望通过移动终端与客户直接签单,降低口头协议的不确定性;大型知识性企业则推行无边界移动办公,应用移动化正在极大改变企业的办公模式。一方面员工使用自带设备的高涨情绪,一方面是企业的消极应对,那么,BYOD的风险和收益究竟如何,是否值得公司投入?企业如果发展BYOD的办公模式具体要遵循哪些原则?

可见的收益

BYOD被称为IT领域最需要关注的第二大技术趋势。各大厂商也都希望能在BYOD中分一杯羹,其中包括原设备供应商IBM、戴尔和惠普;通信设备提供商和网络安全供应商思科、Juniper、华为、McAfee等;专注于移动应用、移动设备管理的新创公司AirWatch、思可信(MobileIron)、BoxTone、Citrix等。然而,绝大多数BYOD供应商只专注于与CIO、CTO对话,却没能阐明BYOD会为CEO、CHRO、CFO等其他C级主管带来怎样的收益。

1.降低成本

BYOD究竟能否节省成本?直到今天,两方观点仍然针锋相对。

一方认为,员工自带设备当然会直接减少公司购买IT设备的成本。比如,美国就业机会平等委员会(EEOC),2011年决定砍掉IT部门第二年预算的15%。该委员会的CIO金柏莉·汉彻(Kimberly Hancher)在调查所有设备的使用情况后发现,由委员会发放的商用黑莓手机中竟然75%没有任何通话记录。她说:“大家都把黑莓手机锁在抽屉里,出差的时候才会拿出来,平时会选择用个人手机查看邮件和打电话。”与信息安全团队、公司法律顾问和工会负责人经过数月的合作,EEOC出台了一个实验性方案,员工可以通过指定代理服务器,用个人设备查看和处理公司邮件、工作日志、通讯录和工作任务,同时员工可以自愿选择交回黑莓手机。3个月之后,EEOC发放的500部手机有462部被送回,IT部门的预算减少了20%-30%。

再如,黑石集团(Blackstone Group)的CTO及董事总经理比尔·墨菲(Bill Murphy)在集团内部实行BYOAD(Bring Your Own Apple Device)策略。该集团的2000名员工中有600人用自己的iPad。这么做的好处在于,集团内基本可以实现无纸化办公。以往,公司通过FedEx给董事会成员寄送资料,但是每年寄送4次的价格就相当于一台iPad。而BYOAD不但节省成本,还能加速文件的处理流程。但黑石集团只允许苹果公司产品作为办公设备,原因是安卓系统设备的不同型号和不同配置会让IT人员头疼,而且厂商或黑客有能力完全控制安卓系统。

黑石集团的半步走策略代表了另一派的观点——企业硬件设备的支出远远低于BYOD带来的其他隐形成本。这样的话,成本不但不会下降,反而可能会上升。公司实施BYOD、移动设备管理(MDM)、移动应用管理(MAM)计划需要考虑如何支持安卓、IOS、OS X、黑莓、Linux、Windows 8、塞班等多个系统。而设计解决方案、开发内部应用程序和相应的人力资源等成本都相当高,此外,公司还要考虑网络带宽、企业策略更改、BYOD津贴补助、风险管理等多重因素。

美国市场研究公司Nucleus Research的首席分析师朴炫(Hyoun Park)则表示,大多数企业并不是以成本收益为标准来制定BYOD计划,而是这一策略能带来的生产力和创造力。

body-1

2.提高生产力 获得灵活性

据《2012-2013年英特尔IT业绩报告》显示,2012年英特尔的BYOD计划共支持2.35万个自带设备,同时开发了公司内的APP。据英特尔员工反馈,BYOD让他们平均每天能够节省57分钟。2012年英特尔BYOD计划相当于带来了264万个工作小时的增益,而这仅仅是初步推广至1万名员工后的数字。虽然工作效率很难衡量,但是一位员工给出了非常具体的描述:“我每天使用自己设备的时间大概在1至3小时。坐地铁的1小时里,我阅读资料、创建文档、通过即时消息与同事进行沟通。回家照看孩子时,我也可以查看项目审批单。”

……

李钊是HBR中文版高级撰稿人。全文详见《BYOD:让自由办公成为现实》。